Вследствие производственной необходимости работника предприятия направляют в служебную командировку. Чтобы избежать штрафов, руководство компании требует от кадровой службы и бухгалтерии все делать по букве закона. В связи с этим у кадровика возник вопрос, предусмотрен ли штраф за несвоевременную выплату суточных командированным работникам? Ответ на возникший вопрос – в статье.

Суточные должны быть выплачены заранее

Как и другие расходы, связанные с командировкой, суточные должны быть выплачены работнику авансом. Таково прямое требование действующего законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Закон лучше не нарушать

С выплатой суточных лучше не тянуть и правилом об их выплате авансом не пренебрегать. Дело в том, что за несвоевременную выплату суточных предусмотрена ответственность, как административная, так и материальная (ст. 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

Читайте также: Все о представительских расходах в командировке

Административная ответственность

Несвоевременная выплата суточных квалифицируется как задержка зарплаты. За данное нарушение предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для организации – от 30 000 до 50 000 рублей;
• для индивидуального предпринимателя – от 1 000 до 5 000 рублей;
• для должностного лица – от 1 000 до 5 000 рублей.

Материальная ответственность

Кроме административного штрафа за несвоевременную выплату суточных предусмотрена материальная ответственность в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Если компенсацию не выплатить добровольно, то работник добьется ее выплаты через суд. Тем более, что суды, разбирая такие споры, встают на сторону работников (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 №33-10274/2015).

Добрый день.

Да, это обязанность работодателя, в любом случае должен платить:

ТК РФ, Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой В случае направления в служебную командировку работодательобязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
КонсультантПлюс: примечание.
Нормы возмещения расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках см. в Справочной информации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Если не будет платить, то даже при заявлении работника может быть ответственность:

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 05.04.2016)КоАП РФ, Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Работодатели иногда задаются вопросом, можно ли не выплачивать суточные при командировке своим сотрудникам. Этот вопрос резонный, поскольку на работодателя и так возлагаются все расходы, связанные с работой. Как решить такой вопрос?

О чем заботится работодатель

За редким исключением в пакет оплат работодателя при выезде сотрудника в командировку входят:

• Расходы на транспорт.
• Оплата телефонной связи и интернета.
• Оформление документов (если требуется).
• Медицинская страховка (при выезде за границу).
• Иные представительские расходы.

Прочие затраты: питание, покупка средств гигиены и прочего – являются личными расходами работника, которые он несет и в повседневной жизни, вне зависимости от того, в командировке находится человек или нет.

Питание, покупка средств гигиены и прочего являются личными расходами работника.

Что говорит закон

Согласно абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, работодатель не имеет права уходить от оплаты суточных своему сотруднику в командировке. Причем оплачивать нужно календарные дни, а не рабочие. Праздничные и , проведенные в командировке, оплачиваются по повышенному тарифу. Время на дорогу до места и обратно обязательно входит в период командировки, и за это время также необходимо начислять суточные. Если во время командировки работник заболел, обратился врачу и получил больничный лист – это время также необходимо оплатить.

Единственная ситуация, когда возможна командировка без суточных, – это служебная поездка, из которой работник возвращается в тот же день домой. В этом случае не предусмотрена, и при нарушении этого правила на данные расходы налоговая инспекция при проверке наложит обязательство платить НДФЛ и страховые взносы.

А вот есть ли необходимость оставаться на месте выполнения служебной задачи на ночь – решает работодатель. При этом нужно учесть дальность расстояния до постоянного места жительства работника, качество транспортного сообщения и наличие возможности и времени отдыха перед следующим рабочим днем.

Компания приняла решение не осуществлять выплату суточных, но при этом компенсировать расходы работника в командировке на основании представленных чеков на питание, общественный транспорт и тд,ограничив суммы отчетности по чекам до 2500 рублей в день. Какие риски будут у компании и насколько они высоки - в части невыплаты суточных (трудовая инспекция) и в части отнесения на расходы для налога на прибыль этих возмещений по чекам взамен суточных

штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить оплату проезда; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные); другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят суточные (в размере, установленном локальным актом организации), затраты на проезд и проживание в фактическом размере, при условии их экономической обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода. Затраты на питание в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Также следует отметить, что суточные относятся к категории иных обязательных выплат, предусмотренных для работников трудовым законодательством, за нарушение которого возможна уголовная и административная ответственность ответственность.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

• оплату проезда;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Размер суточных

В коммерческих организациях

Размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.*

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.

Счет гостиницы включает питание

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания включена стоимость питания в ресторане*

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утвержденного ). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку (например, командировочное удостоверение). Предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362 .*

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
? не делать запись «стоимость питания включена»;
? при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204 .*

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51 . Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. и ПБУ 18/02).

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг , оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

• с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
• с дополнительным обслуживанием в номере;
• с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

ОСНО: налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.*

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета*

Да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.*

Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное страхование пассажиров не предусмотрены. Поэтому в данном случае разъяснения Минфина России применимы.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Справочники: Основные преступления, за которые директор ООО может быть привлечен к уголовной ответственности

6. Справочники: Основные правонарушения, за которые директор и ООО могут быть привлечены к административной ответственности

Работнику, направленному в командировку, нужно выплатить суточны естатьи 167, 168 ТК РФ . Выплата суточных обусловлена тем, что у работника, который во время командировки проживает вне дома, возможны дополнительные расходы на питание и бытовые нужды. Но из этого правила есть исключение. Если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, то суточные не выплачиваютс яп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение); Решение ВС от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 .

Командированный ежедневно возвращается домой

Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку:

• <или> на 1 день. Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток);
• <или> на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает.

Такие поездки нужно отличать от разъездной работы. При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя. Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках.

А раз работник возвращается домой, значит, нет факта его проживания вне места постоянного жительства и не может быть дополнительных расходов, связанных с эти мст. 168 ТК РФ . Именно поэтому суточные при таких командировках работодатель выплачивать не обязан.

Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки?

Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срок аст. 166 ТК РФ . А командировки оплачиваются не так, как обычная работа. Поэтому нужно:

• издать приказ по форме Т-9, выписать работнику служебное задание по форме Т-10а и выдать командировочное удостоверение по форме Т-10пп. 6, 7 Положения ; Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ;
• правильно начислить зарплату за рабочий день в такой командировке: исходя из среднего заработк аст. 167 ТК РФ .

Налоговые последствия выплаты суточных за однодневную командировку

Если суточные в ситуациях, когда командированный ежедневно возвращается домой, будут выплачены, то при проверке это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов с сумм таких суточных. Также могут доначислить и налог на прибыль, исключив суточные из расчета налоговой баз ыПисьмо УФНС по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

При однодневных командировках за границу работнику нужно выплатить суточные в размере 50% от «валютной» нормы, установленной для страны командировани яп. 20 Положения .

Суды же по-разному подходят к решению вопроса о правомерности таких доначислений. Иногда они приходят к выводу, что эти выплаты суточными не являются, поэтому их нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, в том числе и «на травматизм »п. 3 ст. 217 НК РФ ; п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Постановления ФАС ВВО от 16.08.2007 № А28-1084/2007-3/29 , от 31.10.2006 № А82 6004/2004-27 ; ФАС ПО от 27.06.2006 № А12-1880/06-С60 ; ФАС СКО от 19.05.2009 № А32-2910/2008-29/78-56/247 ; ФАС УО от 22.04.2009 № Ф09-2210/09-С2 .

А иногда суды указывают, что, если работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. Поэтому суточные, выплаченные за однодневные командировки, не облагаются НДФЛ